Jak najlepiej zaplanować grupowy pobyt w hotelu

Nerwy, bieganina i telefon dzwoniący co kilka minut z pytaniem – Czy wszystko już załatwione? – niestety bardzo często spotykamy się z taką sytuacją u managerów organizujących pobyt w naszych hotelu dla większych grup zorganizowanych. Naszym celem od zawsze było zaspokajanie potrzeb naszych klientów przy jednoczesnym zapewnieniu pełnego komfortu osobie organizującej u nas pobyt dużej grupy. Ponieważ na co dzień doświadczamy większych lub mniejszych niedociągnięć organizacyjnych wśród turystów przygotowaliśmy dla Państwa krótki poradnik:

Jak najlepiej zaplanować grupowy pobyt w hotelu

1. Wczesna rezerwacja miejsc.

Najważniejszą rzeczą przy planowaniu pobytu jest wcześniejsza rezerwacja, na konkretną liczbę osób. Bardzo istotne jest ustalenie dokładnej ilości osób, tak aby hotel był w stanie zawczasu przygotować odpowiednią ilość miejsc noclegowych i zapewnił kadrę do obsługi. Punkt ten jest kluczowy ze względu, że ma on ogromne znaczenie zarówno dla gości, którzy przy zarezerwowaniu zbyt małej liczby miejsc najzwyczajniej mogą się nie pomieścić, ale i dla managera hotelu. Dzięki wcześniejszej rezerwacji na konkretną liczbę osób unikniemy zamieszania z ewentualnym dostawianiem łóżek, a manager hotelu będzie wiedział na jakie jeszcze obłożenie hotelu ma miejsce.

2. Dokładna analiza oferty hotelu.

Zarówno goście jak i managerowie hotelu nie lubią sytuacji, w której któraś ze stron jest rozczarowana. Dlatego bardzo ważne jest by przy planowaniu pobytu dokładnie przeanalizować dostępne informacje o hotelu, usługach jakie oferuje, cenach oraz wygodach na jakie może liczyć gość. Obowiązek ten spada na gościa hotelu z jednej bardzo prostej przyczyny, podczas rozmowy telefonicznej, w której rezerwują Państwo pokój nie da się przekazać wszystkich informacji.

3. Wcześniejsze zamówienie atrakcji.

Przy organizowaniu pobytu grupowego trzeba być świadomym, że nasza grupa może nie być jedynym gościem hotelu i na skorzystanie z niektórych atrakcji lub wygód, jak np. sauna czy SPA trzeba poczekać. Aby uniknąć kolejek najlepiej zarezerwować wybrane atrakcje wraz z rezerwacją pokoju. Każdy hotel prowadzi swój harmonogram i bez problemu będzie w stanie pogodzić oczekiwania wszystkich gości o ile Ci zawczasu dokonają rezerwacji.

4. Zapoznanie się z ofertą gastronomiczną.

Punkt ten jest istotny szczególnie kiedy w grupie znajdują się osoby o specyficznej diecie jak np. wegetariańska, halal czy koszerna. Powoli staje się to standardem, że restauracje hotelowe serwują menu, z którego każdy może wybrać coś odpowiadającego jego preferencjom jednak zawsze warto zawczasu zadbać o to, aby szef kuchni był przygotowany na Państwa specjalne wymagania.

Przestrzeganie tych kilku wskazówek zawsze ułatwia organizację, a co za tym idzie również zwiększa komfort pobytu i zadowolenie obu stron. Dlatego warto bardzo małym wysiłkiem ułatwić życie wielu osobom.