Organizujesz szkolenie, konferencje lub wyjazd grupowy, a nie masz w tym doświadczenia i gubisz się w branżowych sformułowaniach? Nie wiesz co to znaczy wyżywienie HB, all inclusive? Nie wiesz jak sformułować maila z zapytaniem o ofertę? Dobrze trafiłeś dziś postaramy się przybliżyć Ci proces organizacji konferencji w hotelu i podpowiemy jak najłatwiej i najszybciej znaleźć ofertę idealną do Twoich oczekiwań.

Słowniczek

Osoby nie mające doświadczenia we współpracy z hotelarzami mogą zostać zaskoczone różnymi pojęciami, które dla osoby nie wtajemniczonej będą totalną zagadką, a w procesie organizacji mogą okazać się kluczowe. Specjalnie dla Państwa przygotowaliśmy mały słowniczek hotelarza, który ułatwi Państwu współprace.

Oto najczęściej spotykane hasła dotyczące wyżywienia, których znajomość może się przydać:

  • Wyżywienie OV – bez wyżywienia
  • Wyżywienie BB – „Bed and Breakfast” – nocleg ze śniadaniem
  • Wyżywienie HB – „Half Board” – nocleg ze śniadaniem i obiadokolacją
  • Wyżywienie FB – „Full Board” – śniadania, obiady i kolacje
  • Wyżywienie SC – „Self Catering” – wyżywienie własne
  • Wyżywienie PP – posiłki wg programu
  • Wyżywienie ZPR – zgodnie z programem imprezy lub opisem hotelu
  • Wyżywienie AI – „All Inclusive” – wszystko w cenie czyli pełne wyżywienie: śniadania, obiady, kolacje oraz przekąski między posiłkami a także napoje bezalkoholowe jak i alkohole według szczegółowego opisu oferty np. Regionalne Alkohole
Wellness & Spa W Krainie Alicji - Szlak Smaków - Restauracja

Zapytanie ofertowe

W jaki sposób napisać maila, aby jak najszybciej dostać pełną informację o cenie, organizacji i dostępności oferty? Jak uniknąć wymiany kilkunastu maili z zapytaniem o detale planowanego pobytu? Jeśli cenisz swój czas i chcesz jak najszybciej otrzymać szczegółową ofertę przed napisaniem maila wynotuj wszystko, czego będzie potrzebował hotel, aby przedstawić Ci jak najbardziej zindywidualizowaną ofertę.

  1. Termin pobytu – dalsze rozmowy z hotelem są zbędne jeśli wybrany termin jest zajęty! Zawsze zacznij od tego
  2. Planowana ilość uczestników – najlepiej konkretna liczba lub maksymalna liczba uczestników – pozwoli to managerowi określić czy hotel pomieści wszystkich uczestników w przypadku kiedy wszyscy zdecydują się na wyjazd. Chyba nie chcesz żeby dla kogoś zabrakło miejsca?
  3. Typ pokoi jaki będziecie wykorzystywać – chcesz zameldować uczestników w pokojach 2 lub 3 osobowych? A może organizujesz wyjazd dla par, które będą chciałby spać w łóżku małżeńskim? Koniecznie to zaznacz!
  4. Wyżywienie – nie musisz posługiwać się zwrotami wymienionymi w słowniczku, ale zawsze zaznacz konkretnie jakie wyżywienie Cię interesuje. Pamiętaj, że im więcej usług zamówisz tym lepszą cenę będziesz mógł wynegocjować.
  5. Dodatkowe atrakcje – jeśli z góry wiesz, że Twoja grupa będzie zainteresowana np. usługami Spa lub skorzystaniem z atrakcji hotelowych rozważ zamówienie z góry. Pozwoli to lepiej zaplanować pobyt, zyskasz pewność, że hotel zarezerwuje dla Was dane atrakcje, a  będzie to kolejny argument przy negocjacjach ceny.
  6. Agenda – kiedy masz już wszystkie informacje, znasz ilość uczestników, skład oferty, itd. Zaplanuj wszystko z wyprzedzeniem. Rozpisz szczegółową agendę i przedstaw ja hotelowi, aby wszystko odbyło się zgodnie z planem. Agenda powinna zawierać:
  • listę uczestników z przydziałem do konkretnych pokoi – nie dopuść do sytuacji żeby grupa decydowała kto z kim zamieszka podczas meldowania w recepcji, taki chaos może zepsuć nawet najciekawszy wyjazd i powodować kłótnie,
  • plan godzinowy – szczególnie ważny przy organizowaniu konferencji, planujesz przerwę kawową, wyjście na miasto, obiad czy wizytę w spa, określ wcześniej, kiedy chcesz to zrobić. Hotel zadba o to, żeby wszystko było dla Ciebie dostępne
  • menu – wcześniejsze ustalenie menu posiłków z hotelem pozwoli uniknąć nieporozumień, które mogą wyniknąć w przypadku jeśli w grupie uczestników znajdą się osoby, który z jakiś powodów nie spożywają pewnych posiłków, np. wegetarianie lub osoby o przekonaniach religijnych, które wykluczają pewne potrawy
Sala konferencyjna

Wybór oferty

Podczas wybierania oferty koniecznie zwróć uwagę na kilka bardzo istotnych elementów:

  1. Godziny doby hotelowej.
  2. Godziny pracy recepcji.
  3. Czy cena podana przez hotel to cena brutto czy netto?
  4. Czy parking jest płatny?
  5. Czy obowiązuje opłata klimatyczna?
  6. Jakie udogodnienia oferuje hotel?
  7. Czy nocleg dla pilota i kierowcy jest darmowy?

Mamy nadzieję, że nasze wskazówki okażą się cenne,  oczywiście wszystkich Państwa serdecznie zapraszamy do skorzystania z naszej oferty. Wellness & Spa W Krainie Alicji to idealne miejsce do zorganizowania konferencji firmowej, szkolenia oraz wyjazd gruowy. Serdecznie zapraszamy!

Napisz do nas!